Blog

Subiekt GT i Subiekt Nexo – czym są i dlaczego tak często stoją w centrum operacji?

Subiekt GT to popularny system sprzedażowo-magazynowy InsERT, używany w wielu polskich firmach do obsługi dokumentów handlowych, magazynu i codziennych procesów sprzedażowych. Subiekt Nexo (oraz wariant PRO) to nowsza linia, która wspiera obsługę sprzedaży w firmach handlowych i usługowych, z rozbudowaną pracą na dokumentach oraz magazynach. W praktyce oba systemy pełnią rolę „centrum dowodzenia”: to tam często powstają dokumenty, stany, ceny, a sklep internetowy ma je szybko i bezbłędnie odzwierciedlić.

Dlaczego integracja IdoSell z Subiektem daje realną przewagę?

Największa zmiana nie polega na „oszczędności kilku kliknięć”, tylko na uporządkowaniu procesu: jedno źródło danych, spójne stany i ceny, szybsza realizacja zamówień oraz mniejsza liczba korekt. Jeśli dodasz do tego sezonowość, promocje i rosnącą liczbę produktów, automatyzacja zaczyna wpływać bezpośrednio na marżę.

• Mniej błędów stanów – ograniczasz sprzedaż produktów, których fizycznie nie ma.
• Spójne ceny – minimalizujesz ryzyko rozjazdów między sklepem a systemem sprzedażowym.
• Szybsze przygotowanie wysyłek – zamówienia nie „utykają” na etapie ręcznego przepisywania.
• Lepsza kontrola dokumentów – łatwiej zachować porządek w fakturach, korektach i zwrotach.

Co robi IdoSell Bridge w integracji z Subiekt GT i Subiekt Nexo?

IdoSell Bridge to aplikacja pomocnicza, która wspiera automatyczną synchronizację danych pomiędzy panelem IdoSell a systemem klasy ERP / sprzedażowo-magazynowym. W scenariuszu z Subiektem kluczowe są obszary: stany magazynowe, ceny, towary, zamówienia oraz elementy logistyczne (np. odwzorowanie usług kurierskich).

Synchronizacja stanów magazynowych

Jeśli prowadzisz jeden magazyn – temat jest prosty. Jeśli masz kilka lokalizacji, rezerwacje i rotację – aktualność stanów staje się krytyczna. Bridge pozwala utrzymać spójność stanów między magazynem w Subiekcie a ofertą w sklepie, co jest jednym z najczęstszych powodów wdrażania integracji w ogóle.

Synchronizacja cen – także w wybranym kierunku

W praktyce firmy mają różne modele: czasem cena „rodzi się” w Subiekcie, a sklep ją tylko prezentuje, a czasem polityka cenowa jest sterowana w panelu sklepu. Dlatego ważną funkcją jest możliwość ustawienia kierunku synchronizacji cen, tak aby dopasować rozwiązanie do realnego procesu w firmie.

Import oferty – gdy startujesz lub porządkujesz katalog

Przy migracji, rozbudowie asortymentu albo porządkowaniu danych produktowych przydaje się możliwość przygotowania oferty towarów z Subiekta w formacie, który łatwo wykorzystać do importu w IdoSell. To skraca czas wdrożenia i ogranicza bałagan w kartotekach.

Mapowanie usług kurierskich i logistyka

W integracji liczy się nie tylko towar i cena. Wysyłka to dziś jeden z głównych elementów doświadczenia zakupowego. Dlatego istotne jest poprawne dopasowanie usług kurierskich dostępnych w Subiekcie do tych skonfigurowanych w panelu sklepu, aby etykiety, przewoźnicy i metody dostawy działały spójnie w całym procesie realizacji.

Zwroty i korekty: element, który najczęściej psuje automatyzację

W świecie cyfrowym zwroty są normalnością, ale operacyjnie potrafią „rozsypać” porządek w dokumentach, jeśli proces nie jest dobrze zdefiniowany. Dlatego przy wdrożeniu warto sprawdzić, jak w Twoim scenariuszu mają wyglądać:

• zwrot w sklepie i jego odwzorowanie w systemie sprzedażowym,
• korekta dokumentów (paragon/faktura oraz dokumenty magazynowe),
• identyfikacja klienta i powiązanie zwrotu z konkretnym zamówieniem.

To nie jest „dodatek” – dla wielu sklepów to właśnie obsługa zwrotów decyduje, czy integracja faktycznie daje oszczędność czasu, czy tylko przenosi problem w inne miejsce.

Krok po kroku: jak podejść do wdrożenia w firmie

1) Ustal, gdzie jest „prawda” o danych

Zanim uruchomisz synchronizację, zdecyduj, które dane mają być nadrzędne. Najczęściej wygląda to tak:

• stany magazynowe – nadrzędne w Subiekcie,
• dane produktowe – zależnie od modelu (czasem Subiekt, czasem IdoSell),
• ceny – nadrzędne tam, gdzie faktycznie nimi zarządzasz (Subiekt lub panel sklepu),
• zamówienia – inicjowane w sklepie, obsługiwane operacyjnie w systemie sprzedażowym.

2) Przygotuj kartoteki i standardy nazewnictwa

Automatyzacja lubi porządek. Jeśli w Subiekcie masz niejednolite nazwy, brakujące kody, niespójne warianty albo „tymczasowe” parametry, integracja może przenieść chaos do sklepu. W praktyce warto zadbać o:

• unikalny identyfikator produktu (np. SKU/kod),
• spójne stawki VAT i jednostki,
• logikę wariantów (rozmiar/kolor) – żeby klient nie widział „duplikatów”.

3) Uruchom test na małym wycinku

Zamiast startować „na całym magazynie”, wybierz kilkadziesiąt produktów i sprawdź scenariusze graniczne:

• zmiana stanu na 0 i powrót dostępności,
• zmiana ceny i poprawność aktualizacji w sklepie,
• zamówienie z kilkoma pozycjami i różnymi metodami dostawy,
• zwrot i korekta – czy dokumenty są zgodne z Twoim procesem.

4) Dopnij monitoring i odpowiedzialność

Nawet najlepsza synchronizacja wymaga właściciela procesu. Ustal, kto odpowiada za:

• kontrolę logów i błędów,
• zmiany w kartotekach produktów,
• aktualizacje konfiguracji, gdy dodajesz nowe magazyny, formy dostawy lub cenniki.

7 zasad, które najczęściej ratują wdrożenie

1. Nie startuj od „wszystkiego naraz” – wdrażaj etapami (stany → ceny → zamówienia → zwroty).
2. Ustal kierunek dla cen i trzymaj się go konsekwentnie.
3. Dbaj o SKU/kody – to najczęstszy punkt awarii przy dużych katalogach.
4. Rozdziel role: osoba od magazynu ≠ osoba od treści produktowych.
5. Sprawdź reguły dla kilku magazynów – zwłaszcza jeśli masz rezerwacje i sprzedaż wielokanałową.
6. Przećwicz zwroty zanim ruszysz z pełnym ruchem.
7. Ustaw analitykę operacyjną (czas realizacji, liczba korekt, procent zamówień wymagających ręcznej interwencji) – to najszybszy dowód, że integracja działa.

Najczęstsze pytania firm przed wdrożeniem

Czy to rozwiązanie ma sens przy małym sklepie?

Tak – jeśli masz rotację oferty, częste dostawy i chcesz uniknąć ręcznego pilnowania stanów/cen. Przy małej liczbie produktów integracja nie zawsze jest „must-have”, ale bywa świetnym krokiem, gdy planujesz wzrost.

Czy da się utrzymać kilka magazynów i różne cenniki?

To zależy od scenariusza konfiguracji i tego, jak masz to ustawione w Subiekcie. Właśnie dlatego przed startem warto opisać proces „jak jest” (magazyny, rezerwacje, cenniki) i dopiero potem ustawić synchronizację tak, aby pasowała do operacji, a nie odwrotnie.

Jak dużo pracy wymaga uruchomienie?

Najwięcej czasu zwykle zabiera przygotowanie danych (kartoteki, warianty, standardy). Sama instalacja to dopiero początek – sukcesem jest dopracowany proces, w którym wiadomo, kto i jak reaguje na wyjątki.

Kiedy ta synchronizacja jest „pełna”?

W praktyce „pełna synchronizacja” oznacza, że sklep www i system sprzedażowo-magazynowy pracują w jednym rytmie: stany i ceny są aktualne, zamówienia szybko trafiają do obsługi, a zwroty i korekty nie wymagają ciągłego ręcznego sprzątania. Jeśli do tego dochodzi spójna logistyka (usługi kurierskie) i uporządkowane dane produktów, integracja IdoSell z Subiekt GT/Nexo przez IdoSell Bridge staje się fundamentem skalowania sprzedaży.

Jeśli chcesz rozwijać procesy w świecie cyfrowym, zajrzyj do naszych materiałów: narzędzia, technologie i rozwiązania oraz baza wiedzy.